Mit dem AWWR-Meldeplan haben die Mitgliedsunternehmen ein bewährtes Instrument geschaffen, das der gegenseitigen Information über Vorkommnisse an der Ruhr dient, die sich negativ auf die Wasserbeschaffenheit und das Abflussgeschehen auswirken könnten.
Trinkwasser ist ein hohes Schutzgut. Daher besteht die Notwendigkeit, im Rahmen der Entnahme des Rohwassers aus der Ruhr , schnellstmöglich über Schadensereignisse informiert zu werden und zu informieren. Nur so ist sichergestellt, dass im Wasserwerk rasch entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können. Im Extremfall kann dies z.B. die zeitweise Unterbrechung der Wasserentnahme sein. Typische Ereignisse, die über den Meldeplan laufen, sind das Einleiten von Löschwässern bei Bränden in Industrieanlagen, Unfälle, bei denen Treibstoffe oder andere Mineralölprodukte ins Gewässer gelangt sind oder das Auftreten größerer Mengen toter Fische. Die Trinkwasserversorgung ist dabei in der Regel nicht betroffen, da die Versorger für einen begrenzten Zeitraum auf das im Wasserwerksbereich gespeicherte Grundwasser zurückgreifen können. Auch die Meldungen des Hochwasserwarndienstes der Bezirksregierung Arnsberg werden in den AWWR-Meldeplan eingespeist.
Neben der Ruhr sind auch deren Zuflüsse Teil des überwachten Gebietes. Was in den Anfängen als Telefonkette begann, hat sich über mehrere Jahrzehnte zu einem ausgeklügelten System entwickelt, das in die Leitwarten der Wasserwerke übertragen wird. Neben den essentiellen Informationen über die Art und den Ort des Ereignisses spielt auch die Fließgeschwindigkeit eine entscheidende Rolle. Nur so kann jeder Wasserentnehmer abschätzen, wann eine etwaige Schadstoffwelle bei ihm eintrifft. Der AWWR Meldeplan enthält dazu detaillierte Informationen, die dem Wasserwerkspersonal dabei helfen, Situationen rasch einzuschätzen. Jedes Unternehmen stellt über seine interne Organisation sicher, dass auch nächtlich eingehende Warnmeldungen durch Bereitschaftsdienste zeitnah ausgewertet und entsprechende Maßnahmen getroffen werden.
Neben den Ruhrwasserwerken sind auch der Ruhrverband, die Bezirksregierungen Düsseldorf und Arnsberg sowie das LANUV in die Meldekette eingebunden. Die genannten behördlichen Institutionen kommunizieren seit 2011 über einen eigenen Meldeplan, den Warn- und Informationsplan Ruhr (WIP), der über eine definierte Schnittstelen mit dem AWWR Meldeplan gekoppelt ist.